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Eine ausführliche Erläuterung, was unter einer virtuellen Messe mit live Webkonferenzen zu verstehen ist, bietet die Einleitung in unserem ersten Post dieser Reihe
 
Um Kosten vergleichen zu können, brauchen wir ein konkretes Beispiel. Jede Veranstaltung verursacht Kosten – so auch eine virtuelle Messen mit live Webkonferenzen. Da wir selbst eine virtuelle Messe-Plattform anbieten, selbst virtuelle Messen veranstalten, Aussteller bei virtuellen Messen sind und bei physischen Messen waren und auch die Rolle des Besuchers kennen, können wir aus unseren Erfahrungen schöpfen.
 

Physische Events

Unabhängig davon, wer letztendlich die Kosten trägt – es entsteht finanzieller Aufwand auf Seiten des Veranstalters, Ausstellers und auch bei den Besuchern. Auch wenn Besucher mit kostenfreien Tickets gelockt werden – häufig müssen sie dennoch die Reisekosten selbst tragen. Allein dieser Aufwand verhindert, dass alle relevanten Personen eines Unternehmens an der Veranstaltung teilnehmen können.

Der Aufwand der Veranstalter für die Location, die Logistik, Infrastruktur und Versorgung von Ausstellern und Besucher sind enorm. Das Aussteller und Besuchermarketing und selbstverständlich der gewünschte Gewinn kommen dabei als Kosten noch einmal “on top”. Dies muss sich zwangsläufig in den Gebühren für Aussteller und ggf. Ticketpreisen niederschlagen.
 
Neben den Aussteller-Gebühren für Standfläche, Marketing-Pakete und Catering kommen noch Kosten für Messestandbau, Logistik, Reise- und Übernachtungskosten hinzu. Laut Studien liegen die Gesamtkosten für Aussteller einer Messe bei dem 6 fachen der reinen Standgebühren. Hinzu kommt, dass der Aussteller für das Besuchermarketing seines Messeauftritts selbst verantwortlich ist. Wer hier spart kann nur hoffen, dass Besucher zufällig an seinem Messestand vorbei kommen.
 

Digitale Events – Beispiel “DiMarEx”

Die Kosten der Teilnahme an der virtuellen Messe DiMarEx, bei der in der Aussteller-Gebühr alle Leistungen inkl. Speaker Slot auf der Webkonferenz Hauptbühne enthalten sind, liegen bei einem Listenpreis von 3.500,00 EUR. Dabei ist auch das individuelle Besuchermarketing gemäß der vom Aussteller definierten Zielgruppe enthalten.
Die Ausstellung auf einer physischen Messe – oder alternativ die Umsetzung einer firmeneigenen Roadshow (wir haben selbst erfolgreich physische Roadshows veranstaltet) ist mit einem Budget von 3.500,00 EUR unmöglich umsetzbar.

Warum kann die Teilnahme als Aussteller einer virtuellen Messe so kostengünstig angeboten werden?

Der Löwenanteil: Kosten für Location, die Logistik, Infrastruktur und Versorgung von Ausstellern und Besuchern entfällt komplett bei einer virtuellen Messe. Dadurch können Aussteller-Gebühren gering gehalten werden. Für Die Durchführung einer virtuellen Messe entstehen Kosten für eine Lizenz einer virtuelle Messeplattform, das Aussteller- und Besuchermarketing. Neben den finanziellen Aufwand fällt Arbeitszeit für Organisation, Support und ggfs. Moderation der Webkonferenzen an. Im Optimalfall soll die Veranstaltung zudem einen kleinen Gewinn erwirtschaften. Die geringen Kosten und der überschaubare personelle Aufwand auf Seiten des Veranstalters erlauben es, dass jedes Unternehmen selbst eine virtuelle Messe, Hausmesse oder Digitale Roadshow veranstalten kann.
 
Besucher virtueller Messen sind nur einen Klick von der Veranstaltung entfernt. So ist es möglich, dass alle Mitarbeiter eines Unternehmens, die sich für das Veranstaltungs-Thema interessieren, auch wirklich teilnehmen können – mit geringem Aufwand und ohne zusätzliche Kosten.